As reuniões de condomínio e assembleias são úteis e necessárias para compartilhar informações, prestar contas, apresentar e discutir soluções para os problemas e tomar decisões. Organizar esses encontros é função do síndico, mas isso pode ser um desafio.

Nem sempre é fácil atrair o interesse dos condôminos, encontrar horários em que a maioria esteja disponível e conseguir um quórum representativo. Por isso, é essencial buscar estratégias para aumentar a participação dos moradores.

Fazer as reuniões a distância por meio da internet é uma boa saída. Há diversas ferramentas online para promover os debates e garantir a conformidade legal. Isso pode colaborar para aumentar a presença, uma vez que dá mais flexibilidade para os moradores participarem de qualquer lugar.

Essa prática é uma tendência nos condomínios, e ganhou ainda mais relevância após a pandemia de Covid-19. Sem contar que uma legislação específica foi sancionada em 2022.

Neste post, destacamos como fazer reuniões de condomínio a distância e quais cuidados tomar para garantir a eficiência e validade das decisões. Ainda apresentaremos detalhes da nova lei sancionada. Boa leitura!

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Formatos de assembleia digital para condomínios

Mais adiante, veremos os cuidados necessários ao preparar uma assembleia online. Antes, é preciso analisar os formatos e as ferramentas disponíveis. Afinal, existem diversas maneiras de fazer assembleias de condomínio a distância. Veja quais são elas:
Online ao vivo: a discussão e a deliberação ocorrem ao vivo por meio de videoconferência;

Digital aberta: as pessoas têm um prazo para acessar um site ou um aplicativo, nos quais podem discutir e votar sobre os assuntos;

Híbrida ao vivo: assembleia online ao vivo que ocorre simultaneamente à assembleia presencial. Os moradores que estão a distância podem fazer uma chamada de vídeo para darem sua opinião;

Qual ferramenta utilizar?

É importante escolher boas ferramentas para realizar reuniões de condomínio ou assembleias a distância. Assim, você  evita falhas de comunicação e garante que todos possam participar, tenham o espaço para expor suas ideias e também votem.

No caso das assembleias e reuniões online ao vivo, há diversas ferramentas de videoconferência disponíveis para realizar encontros virtuais de forma gratuita. Por exemplo, o Google Meet, o Zoom e o Skype.

Inclusive, há ferramentas com um recurso em que a pessoa que tem interesse em falar pode “levantar a mão” (raise hand). Ao clicar nessa opção, um ícone em formato de “mão” aparece junto da pessoa que se manifestou. 

Cuidados ao promover reuniões de condomínio e assembleias a distância

Independentemente da forma escolhida, é preciso seguir a mesma rotina das assembleias. Por isso, é necessário seguir as regras do regimento interno ou convenção do condomínio. Alguns cuidados são:

Convocação: deve ser feita com antecedência, como de praxe, e enviada tanto pelo meio físico quanto pelo virtual. Destaque a forma como a assembleia será realizada e dê instruções para que os moradores possam acessar as plataformas e participar;

Pauta: liste com clareza quais assuntos serão tratados durante a reunião do condomínio. Ainda é necessário que a convocação contenha instruções sobre acesso, manifestação e votação na convocação da reunião, a fim de que os condôminos saibam o que fazer e possam exercer seu direito a voto;

Assinatura de presença: a identidade e participação pode ser registrada por acesso de login e senha, quando é realizada em plataformas específicas, ou a presidência da mesa pode identificar e registrar. É possível encontrar na internet ferramentas que possibilitam colher a assinatura online de documentos. Ainda é necessário utilizar uma certificação digital para que cada morador tenha uma assinatura eletrônica. Esse recurso evita a ocorrência de fraudes e traz segurança aos votos;

Protocolos: é preciso seguir as mesmas diretrizes de instalação, funcionamento e encerramento definidos no edital de convocação. Ainda assim, é importante atentar às especificidades da plataforma digital utilizada. Por exemplo, deixe claro quando será a hora de cada um expor a opinião, pedindo para que os microfones fiquem no mudo enquanto a pessoa não estiver falando;

Registro: é prudente gravar as reuniões online para referência futura, caso seja necessário fazer alguma verificação. Além disso, a ata deve ser feita da mesma forma de sempre e disponibilizada em seguida.

Perceba que a lei aprovada em 2022 requer que a assembleia online garanta os mesmos direitos de voz e voto percebidos na presencial. Além disso, a convenção coletiva não deve proibir a realização desse modelo digital.

No caso de problemas técnicos na internet dos condôminos, a administração não pode ser responsabilizada. Outra característica interessante é que a reunião condominial pode permanecer suspensa até o alcance do quórum mínimo exigido.

Portanto, a sessão permanente pode ficar aberta pelo prazo máximo de 90 dias. Essa possibilidade existe nos casos em que as decisões a serem tomadas exigirem um quórum especial previsto em lei ou convenção e essa quantidade de pessoas não for alcançada.

Ainda assim, a reunião permanente deve ocorrer somente com autorização da maioria dos condôminos presentes. Caso contrário, ela não deve ser realizada.

É uma ótima função para ser utilizada na hora de apresentar um voto, por exemplo. Especialmente, porque evita que os participantes interrompam uns aos outros o tempo todo.
Híbrida aberta: o debate e a votação são feitos de forma digital aberta e geram-se procurações que são levadas para uma assembleia presencial.

Formas de garantir a qualidade das reuniões e assembleias online

Para que tudo transcorra da melhor forma, o ideal é contar com uma boa estrutura. Isso evita interferências, falhas de comunicação, quedas de conexão e outros incômodos possíveis de ocorrer em uma reunião de condomínio online.

Nesse sentido, alguns detalhes técnicos fazem toda a diferença. Aí vão algumas dicas:

Equipamentos

Contar com bons equipamentos é crucial para garantir a qualidade de transmissão da reunião de condomínio. A atenção maior deve estar na captação de áudio e de vídeo.

No mercado, há equipamentos desenvolvidos especificamente para essa finalidade, que garantem imagem de alta resolução e áudio de qualidade.
Conexão de internet

A conexão com a internet também precisa ser observada. Como a assembleia conta com a presença de muitas pessoas, a transmissão de dados é grande.
Por isso, a pessoa que conduzirá a reunião precisa garantir uma conexão com sinal estável, que não trave ou caia no meio da discussão. Por isso, o ideal é ter um bom roteador e configurar corretamente.

Benefícios das reuniões de condomínio e assembleias  virtuais

O formato a distância pode  apresentar alguns benefícios extras, como:

maior participação dos condôminos, inclusive de proprietários que não moram no edifício ou de pessoas que estão viajando;
redução da falta de objetividade, porque o processo online exige a realização de enquetes. Assim, as discussões são diminuídas;
economia, tanto de tempo quanto de dinheiro. Afinal, você deixa de desembolsar valores para viabilizar a reunião;

adoção da tecnologia, que ajuda na gestão condominial. Além disso, os condôminos acessam o resumo das discussões feitas, o que diminui a chance de dúvidas.
Com todas essas informações, você já pode se preparar para realizar as reuniões de condomínio e assembleias a distância. Afinal, essa é mais uma comodidade, que agora está autorizada pela legislação.

Se você quiser saber mais sobre tecnologias para condomínios, continue lendo os conteúdos do blog da Intelbras!